Har du nogensinde set filmen ”Groundhog day”?
Så kan du måske huske, at den handler om tv-værten Phil Connors, der hver morgen vågner op til den samme melodi på clockradioen, (I got you babe) hvorefter dj’en gentager den samme speak.
Og herfra fortsætter det.
En lang gentagelse af dagen før.
Nøjagtig de samme begivenheder.
Om og om igen.
Dag ud og dag ind.
Det synes Phil ikke er sjovt. Bevares, til at begynde med, udnytter han situationen til at kaste sig ud i både one-night stands, vilde drukfester og vanvidskørsel med.. er det en bæver?
Men altså. Morskaben har en ende.
Og lidt efter lidt bliver han desperat.
For det er jo ærlig talt ikke fedt vel. Dag ud og dag ind – det samme igen og igen.
Sådan kan det også nogle gange føles at skrive mails på jobbet.
Dag 1:
Kære kunde. Tak for din ordre…. bla bla…
Dag 2:
Kære kunde. Tak for din ordre…. bla bla…
Dag 3:
Kære kunde. Tak for din ordre…. bla bla…
(Vidste du for øvrigt, at der hver dag sendes 281 millarder emails. En del af dem, sender du! Ikk’?)
Men ved du hvad – du kan faktisk godt gøre lige præcis det med at skrive de samme mails igen lidt nemmere for dig selv. I hver fald når de gælder de her mails som mere eller mindre ligner hinanden og hvor der kun er få ændringer fra gang til gang.
Faktisk er der mindst 3 snedige genvej til at skrive alle dine standardmails hurtigere og nemmere.
1. Den enkle: Brug forskellige signaturer
Når du sender en e-mail, har du mulighed for at vælge forskellige signaturer. Det gør du sådan her:
- Åben en ny e-mail
- Klik på signaturer
- Klik på ny
- Opret en ny signatur med al den tekst, du ønsker (fx din ordrebekræftelse, dit standardsvar til uopfordrede ansøgere, god jul osv.)
- Brug nu dine nye signaturer hver gang du kan.
2. Den professionelle: Brug skabeloner
Skal det være lidt mere fornemt – med opsætning og forskellige fonte mv. kan du også bruge skabeloner.
- Åben en ny e-mail
- Klik på skabeloner
- Opret alle de skabeloner, du har brug for
3. Den lidt syrede: Autokorrektur
Har du brug for ofte at skrive det samme lange og kringlede ord eller en vending, så er der også hjælp at hente. Du kender garanteret allerede autokorrektur, hvor programmet automatisk retter ordet, når du laver en tastefejl.
Den funktion findes også i Oulook og den kan du udnytte til at spare tid. Men det er lidt kringlet at forklare, hvordan du sætter korrekturen op, så jeg har lige lavet en lille video til dig. Se den her.