Har du 2 minutter?

Du kender formentlig spørgsmålet fra kolleger, der venligt og for gud ved hvilken gang i dag afbryder dig for at bede om din hjælp. Måske kender du også fornemmelsen af, at du egentlig helst vil sige nej, men ikke helt ved hvordan.

For som en af mine kursister fornylig sagde ”Man vil jo ikke være hende den sure kælling”.

Men du kan faktisk nemt blive bedre til at sige nej. Her får du 5 effektive råd til, hvordan du siger nej på en respektfuld måde helt uden dårlig samvittighed.

Lige en indskudt bemærkning i den forbindelse. Pointen med at sige nej på en respektfuld måde er, at folk skal høre og acceptere dit nej, uden derefter at synes, at du er en sur kælling eller en gnaven stodder.

Men der er ingen garantier. Hvad folk går og tænker, sorterer under deres ansvarsområde. Men du kan sige nej på en måde, du kan stå inde for. Resten er op til dem.

 

Her er de så, de 5 gode råd:

 

Råd #1: Indse at “nej” er et ansvarligt svar

Det at sige nej er det samme som at tage ansvar for de arbejdsopgaver, du allerede har sagt ja til. Det er altså ikke kun for at passe på dig selv, at du skal sige nej. Det er også af hensyn til andre!

For kun, når du indimellem siger nej, kan du bevare det overskud, der skal til for at kunne sige ja.

Ja til at svare på spørgsmål.

Ja til springe til.

Ja til at være fleksibel og engageret.

 

Derfor skal du ikke have dårlig samvittighed, når du af og til siger nej.

Desuden. Siger du altid ja vil du i det lange løb ende med at sige at stort nej til dig selv. Og sker det for ofte, er der en overhængende risiko for at brænde ud. Og dermed helt at miste muligheden for at sige ja, til noget som helst.

 

Råd #2: Sig nej ved hjælp af denne enkle 3-trinsraket

Når du vil sige nej kan du med fordel bruge kommunikationsteknikken assertion. Assertion går ud på at sige det, vi mener på en respektfuld måde.

Du skal bruge opskriften fra det, der hedder “indfølende assertion”. Den består af 3 ingredienser:

 

1) Indføling

2) Dit nej + kort begrundelse.

3) Gå videre med det, du var i gang med.

 

Sådan gør du:

Forestil dig, at du har besluttet at bruge formiddagen på at lukke en vigtig opgave, som har deadline kl. 12. Kl. 10.30 bliver du afbrudt af en kollega, der med en insisterende og lettere desperat tone siger:

 

 ”Undskyld jeg forstyrrer, men kan jeg få dig til at hjælpe mig med at læse korrektur på denne 50 siders rapport? Det er meget vigtigt. Den skal sendes ud senest kl. 12 i dag”

Dit svar:

1) ”Av, ja. Jeg kan godt høre, at det haster med den korrektur”.

(Du viser, at du har indføling med din kollegas situation og anerkender, at der er et problem.)

2) “Men nej, det kan jeg desværre ikke. Jeg sidder selv med en vigtig deadline kl. 12”.

(Her er det vigtigt, at du ikke roder dig ud i lange forklaringer. Jo længere forklaring og jo flere begrundelser, jo mere støj på linjen. Og det kan faktisk så tvivl om forklaringernes troværdighed. Giv én kort begrundelse.)

 

3) “…”

Sig ikke mere. Gå straks videre med det, du var i gang med. Hvis du bliver hængende i situationen eller begynder at forklare yderligere, inviterer du til forhandling. Vis non-verbalt, at du mener, hvad du siger.

 

Råd #3: Vær ikke bleg for at gentage dig selv

Indrømmet. Opskriften virker ikke altid i første hug. Så det er nu, du skal stå fast.

Især hvis dine kolleger er vant til, at du altid siger ja, vil de måske prøve med forskellige tricks (tryglende hundeøjne, manipulerende pålæggelse af skyld eller trusler om repressalier).

 

Så nu skal du bruge “replay-teknikken”.

Måske kan du huske de gammeldags båndoptagere, der kunne sætte din yndlingssang på replay. Du sætter simpelthen båndet på igen (og igen) og gentager ovenstående. Reformuler evt. men hold fast i grundbudskabet. (1) Jeg forstår dig godt…, (2) jeg kan desværre ikke fordi…, (3) gå videre med det, du var i gang med.

 

Husk at du har lige så meget ret til og behov for at overholde din deadline, som din kollega.

 

Råd #4: Bidrag med positive alternativer

Vi skal ikke afvise det andet menneske. Vi skal blot sige nej til anmodningen. Vi skal sige nej i det omfang, der er nødvendigt for, at vi ikke spilder tid og penge på andres agendaer og ønsker.

Men der er absolut intet i vejen for at bidrage med gode alternative løsninger på problemet, hvis vi har muligheden.

Sig fx.:

 

”Faktisk ved jeg, at Tine har bedre tid i dag. Prøv at spørge hende”.

” Jeg har som sagt selv deadline kl. 12 – men derefter kan jeg godt afse ½ time til at se på din rapport”.

”Hvis du selv læser korrektur på den første gang, kan jeg løbe den hurtigt igennem, når jeg har lukket min egen opgave”

 

Råd #5:  Find din yndlingsformulering og vind tid

Det lyder dejlig nemt ikke? Ja i situationer, hvor vi har god tid til at tænke over, hvad der ville være et passende svar.

I praksis bliver vi dog af og til overrumplet. Vi ved ikke på stående fod, om vi skal sige ja eller nej. Og så tager vanen over og det bliver et ja, vi måske fortryder senere.

Vælg derfor din foretrukne formulering, der køber dig tid til at overveje dit svar. Sig fx.: “Lyder interessant. Jeg må lige tænke over det. Jeg vender tilbage til dig hurtigst muligt.”

Hvis du så beslutter dig for at svare nej, anvender du bare assertionsmetodens 3 trin.

 

Det var det!

 

Husk at du altid har ret til at sige nej – også selv om du ikke kan sætte ord på begrundelsen. Du har ret til at sige nej – bare fordi…

Måske har du fået lyst til at prøve metoden af i praksis. Når du har gjort det, er du velkommen til at skrive til mig og fortælle, hvordan det virkede.

Du er også altid velkommen, hvis du bare vil spørge om du må forstyrre 2 minutter. Jeg siger næsten aldrig nej:-)